「スマートフォンは経費で落とせる？」
「どのような項目で経費申請すれば良い？」
上記のような悩みを抱える人は少なくありません。
スマートフォンを仕事で使う頻度は高く、法人や個人問わず、経費にできるならしたいと考えるケースもあるでしょう。
今回はスマートフォンを経費で落とせるかについて、法人や個人事業主の要件をご紹介します。
勘定科目の詳細や周辺機器の扱いなど、スマートフォンに関する料金の詳細もまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
目次
【1. スマホは経費にできるが法人と個人事業主では要件が異なる】
スマートフォンに関する料金は、基本的に経費として扱えます。
ただし、法人と個人事業主の場合で要件が異なるため、どのような扱いになるかはあらかじめ理解しておきましょう。
・法人の場合
・個人の場合
それぞれの内容について、詳しく解説します。
【1-1】法人の場合
法人がスマートフォンに関する料金を経費にする場合、基本的には全額経費として扱えます。
例えば端末の購入費や通信費、通話にかかった料金などがあげられるでしょう。
法人契約のスマートフォンは、事業用に契約したと証明しやすいです。
そのため、経費として帳簿に記載した場合も、税務署から指摘されるケースはほとんどないでしょう。
もし事業用の契約を確実に証明したいのであれば、名刺に支給した電話番号を載せておくと効果的です。
【1-2】個人の場合
個人事業主の場合、仕事への用い方は主に以下の2つが考えられます。
・プライベート用のスマートフォンを仕事に使用する
・仕事用のスマートフォンを別途契約する
仕事用のスマートフォンを別途契約する場合は、とくに難しいことはありません。
法人同様、購入費用や利用代金などをすべて経費として扱えます。
プライベート用のスマートフォンを仕事に使用する場合は、家事按分を用いて一部を経費として精算しましょう。
仕事での使用割合を計算し、その分を経費として取り扱えます。
なお、仕事におけるスマートフォンの重要性は、事業内容によって異なるでしょう。
要件を正しく明示できないと、適切な経費として認められない可能性があるので注意が必要です。
【1-3】経費計上する際に関わる勘定科目
スマートフォンの料金を経費計上する際、関連する勘定項目は以下の2つがあげられます。
・本体代
・通信料
それぞれどのような内容が該当するか、詳しく見ていきましょう。
（本体代）
本体代を経費として仕訳する場合、勘定科目は金額によって異なります。
購入費が10万円以内であれば、仕訳は「消耗品費」とすれば問題ありません。
10万円を超える場合は「工具器具備品」として仕訳するのが一般的とされています。
なお、上記はあくまでも1台分の金額です。
例えば3万円のスマートフォンを10台購入して30万円となった場合も、勘定科目は「消耗品費」とします。
この場合、備考欄や摘要欄に10台分である旨を記載しましょう。
個人がプライベートのスマートフォンと併用する場合は、家事按分を記載すれば問題ありません。
その割合に応じて「消耗品費」として計上し、残った分は事業主貸としておきましょう。
10万円を超えるスマートフォンの場合、耐用年数に応じた減価償却が必要です。
基本的には4年で計算されるため、購入金額を4で割った数字を決算時に仕訳すれば問題ないでしょう。
なお、10万円以上20万円未満で購入した場合は「一括償却資産」で仕訳でき、減価償却を3年にできます。
（通信料）
基本料金や通話料金などは、「通信費」として取り扱うのが一般的とされています。
この部分も事業に使用している割合に応じて、計算すれば問題はないでしょう。
法人の場合は、契約名義が会社であるほか事業用として利用することを証明しやすいため、100%経費として計上すれば良いと考えられます。
仮に40%を事業用とに充てる場合は、摘要欄にその旨を記載しましょう。
毎月12,000円を通信料として支払っているなら、4,800円を事業分、7,200円をプライベート分で計上すれば問題ありません。
【2. スマホに関わる周辺機器の経費の扱い】
スマートフォンを所有する場合、周辺機器も経費になる可能性があります。
・充電器
・モバイルバッテリー
・スマホケース
ここでは上記3つの項目について、どのような扱いになるかを見ていきましょう。
【2-1】充電器
スマートフォンを所有する場合、充電器は必ず必要な周辺機器と考えられます。
そのため、購入した場合は経費として計上可能です。
充電器は消耗品費として計上し、摘要欄に購入した場所と充電器である旨を記載しておきましょう。
個人事業主の場合、私的利用しないことを証明できれば、全額経費としても問題はありません。
【2-2】モバイルバッテリー
モバイルバッテリーについても、充電器同様、消耗品として経費にできます。
摘要欄に購入場所とモバイルバッテリーであることを記載し、経費計上しましょう。
モバイルバッテリーの扱いについて、個人事業主の場合は充電器とほぼ変わりません。
仕事で使うために購入したと分かれば、すべて経費として扱えます。
【2-3】スマホケース
スマホケースは、経費として計上できるかどうかの判断が難しいとされています。
難しいとされる理由は、アクセサリーに該当すると判断される恐れがあるためです。
アクセサリーに該当すると、業務に必要はないと判断されてしまいます。
この場合、経費としては承認されないため、できるだけシンプルなデザインのものを選ぶと良いでしょう。
スマートフォンを保護する目的で購入されたと認められれば、問題なく経費にできます。
この場合は消耗品費と計上して、経費にしましょう。
【3. スマホが壊れてしまった場合の修理代の扱い】
スマートフォンが壊れてしまった場合、修理をしなければならないケースもあります。
もし修理をした場合は「修繕費」の項目で経費計上が可能です。
そのほか「通信費」や「消耗品費」を利用することもあります
勘定科目は、同じ内容のものを同じ項目で計上するものです。
そのため、過去に修理代を経費としているのであれば、該当の勘定項目で経費計上しましょう。
修理代については、基本的に全額経費にできるため、摘要欄に「修理代」と記載すれば問題ありません。
【4. スマホをレンタルした場合の経費の扱い】
スマートフォンが事業上必要なものであり、レンタルをした場合は、経費として扱えます。
この場合、勘定科目は「賃借料」や「リース料」などを用いて処理するのが一般的です。
なお、レンタルとリースの違いは、契約期間の差とされています。
日単位や月単位など、比較的短い期間の場合はレンタルとするケースが多いです。
対して、半年や年単位などの契約になる場合は、リース契約に該当するとされています。
勘定項目はどちらで計上しても問題はありませんが、スマートフォンや他の物品をレンタルする際に、混在しないように注意しましょう。
【5. 経費計上する際の注意点】
スマートフォンに関連する料金を経費計上する際は、以下の3点に注意が必要です。
・使途を明確にする
・個人事業主の場合はプライベートとの内訳を明確にする
・領収書を残しておく
上記の内容について、詳しく見ていきましょう。
【5-1】使途を明確にする
スマートフォンの料金を経費にするためには、使途を明確にする必要があります。
事業に関連するかが重要であり、証明できない場合は、税務署から指摘されてしまう可能性もあるでしょう。
例えば通話履歴やメッセージの履歴を残し、取引先とのやりとりであると分かれば、問題ありません。
また、支給されたスマートフォンの電話番号を名刺に記載する・書類提出の際に記入するなども、効果的な方法と考えられます。
使途が明確になっておらず、後から指摘を受けると、費用面で大きな負担が出るかもしれません。
トラブルを避けるためにも、必ず使途は明確にできるような準備をしておきましょう。
【5-2】個人事業主の場合はプライベートとの内訳を明確にする
個人事業主の場合、プライベートのスマートフォンをそのまま用いるケースが多いです。
この場合、事業用の使用割合を計算し、内訳を明確にしておきましょう。
一般的に、個人事業主の場合は、80%までが経費として認められる可能性があるとされています。
ただし、正当な理由があることが前提となり、認められない場合は税務署から指摘されるかもしれません。
また、業務内容によってスマートフォンの使用割合は大きく変わります。
例えば営業代行の場合、電話を使用する頻度は高くなるでしょう。
対して事務仕事がメインの場合、そこまで電話をする頻度はないと考えられます。
実際に仕事に使用したと証明できるよう、通話履歴やメッセージの履歴などは、できるだけ残しておきましょう。
【5-3】領収書を残しておく
スマートフォンの毎月の料金を証明するために、領収書を残しておくのも効果的な方法です。
紙の明細を発行してもらえる場合は、それを保管しておきましょう。
ただし、スマートフォンの料金は領収書が発行されないケースも多いです。
この場合、出金伝票を用いて管理すれば問題ありません。
出金伝票を用いる場合は、以下の情報を正確に記入しましょう。
・日付
・支払先情報
・勘定科目
・摘要
・金額
・起票者
場合によっては税務署から用途を尋ねられる可能性があります。
自身で明確な説明ができるよう、こと細かに記載しておけば安心です。
また、近年は電子帳簿保存法の観点から、データとして残す必要があるとされています。
この部分にも注意して、毎月の通信費やその他経費を管理しておきましょう。
【6. まとめ】
スマートフォンに関する料金は、法人・個人問わず経費として認められます。
法人の場合は全額、個人の場合はプライベートとの使用割合に応じた分が経費になると覚えておきましょう。
また、スマートフォン本体や通信費以外にも、周辺機器や修理代なども経費として認められる可能性が高いです。
一時的にレンタルした場合も、事業用と証明できれば、同様の扱いとなります。
仕事をするにあたって、スマートフォンは切っても切り離せません。
少しでも経費に充てられる部分を増やせるよう、この記事で紹介した内容をぜひ参考にしてください。